2009 habe ich ein erstes Heft zu diesem Thema herausgebracht. In diesem Rückblick frage ich mich was daraus geworden ist. Gibt es neurologische Erkenntnisse, die die Ergebnisse von damals präzisieren?

Die Basics gelten immer noch

Fragen wir zunächst umgekehrt, was aus mir geworden wäre, wenn ich mir damals nicht grundlegende Gedanken gemacht hätte? Vieles was ich in diesem Heft beschrieben habe, ist für mich längst zur Routine geworden

• Ablagesysteme
• Prioriiätenfindung
• Anwendungen von Computern

Es ist also nach wie vor angebracht, die Basics in diesem Heft zu studieren.

Und natürlich sind auch die Anforderungen gestiegen, jetz betreibe ich zwei Stellenanteile und damit ist auch die Datenmenge und die Menge an Beziehungen gestiegen.

Kreativ den Arbeitsalltag meistern?

Die Frage, was steckt hinter dem "kreativ" in dem Titel.

Was ist der kreative Anteil an der Tages- und Arbeitsplanung?

Das Problem mit allen Kalender- und Managementsystemen ist, dass sie die Kreativität zu wenig einsetzen. Normalerweise funktioniert ein solches System nach folgendem Prinziep: Du fütterst es mit Daten und das System sagt dann, was wann zu tun ist.

Z.B. du fütterst deinen Kalender mit Terminen und dann sagt dir dein Kalender, was zum jeweiligen Zeitpunkt zu tun hast.

Der kreatie Prozess besteht nun darin, dass nicht mein Kalender mir sagt, was zu tun ist, sondern ich darin selbst bestimmt bin und meinen Arbeitsfluss selbst steuere, anstatt von meinem Kalender kontrolliert zu werden.

Ich habe lange darunter gelitten, dass mir dieses System keine kreative Freiheit lässt und es ist sehr energieaufwendig, weil es mich immer wieder ohne innere Beteiligung in ein Korsett presst. Neurologisch werden wichtige Bereiche nicht angesprochen und aktiviert. Es kommt zu keinem Priming und keiner effektiven Mikroplanung, die Energie freisetzt.

Kreative Erstellung eines Tagesplans

Praktisch sieht das bei mir so aus (realisiert mit craft und dem Apple system Kalender)

1. Ich checke meinen Kalender für diesen Tag. Lösche Termineinträge die ich nicht mehr benötige. Korrigiere die Zeiten, falls sie nicht passen. Plane Anfahrtszeiten ein etc.
2. In einem zweiten Durchgang füge ich mit einem anderen Stift/Kalender meine persönliche Arbeitstruktur ein. Ich teile Arbeitsblöcke (max 2h), Pausen und Friezeitaktivitäten ein. Dabei achte ich auf die life-workbalance. Zwischen Arbeitblöcken setze ich Pausen, etwas durch Querstriche. Dabei achte ich natürlich, dass ich Zeitblöcke mit kreativen Aufgaben möglichst an den Anfang setze und Blöcke mit Routine aufgaben eher am Schluss, wenn ich bereits müde bin. Also In meinem Fall kreative Blöcke am Morgen und administrative Aufgaben wie Bearbeitung von E-mails oder Telefonate eher vor der Mittagspause etc.
3. In einem dritten Arbeitsschritt plane ich die einzelnen Arbeitsplätze im Detail so weit mir möglich. Setze mir Ziele für jeden Block. Das tue ich meist ohne in anderen Unterlagen nachzusehen. Ich frage mich intuitiv, was jetzt wichtig ist und was ich heute erreichen will. Hier bietet craft die Möglichkeit, die Kalendereinträge in ein Notiztsystem zu übertragen und hier noch mehr kreativ zu arbeiten.

Vorteile bei der Ausführung

Ist der Plan soweit fertig, beginne ich mit der Ausführung. Diese Art der kreativen Tagesplanung bringt viele Vorteile

• Ich muss mich nicht immer wieder neu fragen, was jetzt zu tun ist. Dies spart ungeheuer viel Zeit und Energie, weil ich nicht immer wieder in den Planungsmodus zurück falle, sondern im Flowmodus bleiben kann.
• Ich nutze die Zeit der Blöcke sehr effektiv aus, weil ich mir klare Ziele gesetzt habe. Diese sind mir nicht durch ein externes Planungssystem vorgegeben, sondern ich habe sie selbst gesetzt, was ein großer Unterschied ist. Mit einiger Übung schaffe ich das. Ziemlich oft bin ich sogar früher fertig.
• Selbst wenn Ablenkungen (Telefonate, E-mails) finde ich immer wieder zum Pfad zurück. Dieser Pfad ist besonders hilfreich, wenn ich für Entscheidungen zu müde bin, z.B. vor der Mittagspause oder am Abend
• Ich kann immer einen Block abhacken. Das gibt ein Erfolgserlebnis (Dopamin) und ich kann dann mit dem Thema auch innerlich abschlließen.
• In einem digitalen System wie Craft, kann ich sehr schnell kleine Änderungen vor nehmen und zusätzliche Kommentare setzen: z.B. durch das Verschieben von Einzelaufgaben in einem Block, Kommentierung durch Emojs, Hinzufügen von Aufgaben oder Notizen, direkt in den Tagesplan (unendliche Schreibfläche)
• Der Tagesplan gibt außerdem die Möglichkeit, einer detailierten Reflexio nund Tagesauswertung

Computer vs Papier vs. eigene Gedächtnisleistung

Theoretisch ist so ein System auch bei entsprechendem Gedächnistrainig ohne Papier und Computer oder nur mit Papier machbar.

Allerding führt die normale Datenmenge an einem Arbeitstag schnell zu einer Überforderung der eigenen Gedächnisleistung oder der verfügbaren Papierfläche

So rate ich doch ungeübten, ein papierloses edv-basiertes System wie craft zu verwenden.

Was sich nicht durch Planung lösen lässt

Unklare Zielvorgaben und Konflikte

Was sich durch die dargestellte Tagesplanung nicht lösen lässt, sind unklare Zielvorgaben, und konfliktkreiche Beziehungen. Auch bei besten Routinen können sie den Arbeitsalltag soweit stören, das alles meistern zur Stümperei wird. Und das finde ich auch bei meiner Arbeit als Pfarrer so belastend. Das es keine klaren Ziele gibt und keine Klarheit über die Methoden, wie wir diese Ziele erreichen wollen.

Längerfristige Planungsprozesse

Ebenso die langfristige Projekt und Ziel und Strategieplanung, hier brauchte es noch andere Tools als die Tagesplanung, etwa

Projektplanung

Notiztbücher, die den Fortschritt in bestimmten Bereichen dienen und die der Refleion dienen (ich nenne sie Sonderhefte)